Prokrastynacja w biznesie: lenistwo, przeciążenie czy strach przed oceną?

„Nie zrobiłam” to za mało, żeby znaleźć rozwiązanie do bycia efektywną

Bo zobacz, rozdzielmy dwie rzeczy, z którymi moje klientki mają najczęściej problem. Rozdzielmy fakt od Twoich własnych interpretacji:

Dlatego w mojej pracy nie zaczynam od „Jak sprawić, żebyś wreszcie to zrobiła?”. Najpierw chcę odtworzyć ostatnią konkretną sytuację:

1. Co zaplanowałaś i tego nie zrobiłaś?
2. Kiedy to się wydarzyło i w jakich okolicznościach?
3. I hiper ważne: w którym momencie plan się urwał, a Ty odjechałaś od swoich założeń, nawet jeśli miałaś napisane na kartce punkt po punkcie, co dzisiaj robisz.

Te pytania prowadzą do znacznie bardziej użytecznych odpowiedzi niż „chyba znowu zabrakło mi konsekwencji”.

Może się okazać, że we wtorek o 10:30 nadal kończyłaś pilny projekt klienta, który miał termin tego samego dnia. Może otworzyłaś ofertę, ale zaczęłaś zastanawiać się, czy ta usługa nadal jest tym, co chcesz rozwijać. A może wszystko było gotowe i zamiast wysłać wiadomość, po raz piąty zmieniłaś nagłówek dokumentu.

Bo widzisz, odkładanie czy niekończenie zadań jest jedynie zachowaniem. Jest zwyczajnym objawem, a nie diagnozą, że jesteś leniwa, że do czegoś się nie nadajesz itd. Żeby zdecydować, jak naprawić Twój kłopot z realizacją zadań, trzeba ustalić, czy problem dotyczy sensu działania, miejsca na nie w realnym tygodniu czy samego momentu wykonania.

Trzy sytuacje, które z zewnątrz wyglądają jak prokrastynacja w biznesie

Masz od pół roku stworzyć kurs online. Moduły są rozpisane, platforma kupiona, część materiałów przygotowana. Za każdym razem, kiedy przychodzi moment dalszej pracy, przesuwasz termin.

Można wtedy uznać, że problemem jest brak konsekwencji.

Ale zanim zaczniesz poprawiać harmonogram, warto wrócić do pytania, którego być może od dawna nie zadawałaś: czy nadal chcesz sprzedawać właśnie kurs online?

To ważne rozróżnienie, bo cel i sposób jego realizacji to dwie różne decyzje.

Twoim celem może być zwiększenie przychodów bez dokładania kolejnych godzin konsultacji. Kurs online jest jednym ze sposobów osiągnięcia tego wyniku. Nie jedynym.

Możesz zrezygnować z kursu i nadal realizować cel zwiększenia przychodów. Możesz zdecydować się na pracę grupową na żywo, warsztaty, inny model usługi albo jeszcze inne rozwiązanie. Zmiana sposobu nie musi oznaczać rezygnacji z wyniku.

Sygnałem do ponownego sprawdzenia decyzji jest sytuacja, w której od miesięcy zmieniasz sposób wykonania, ale coraz częściej wracasz do pytania: „Po co właściwie mam to robić?”.

Od sześciu miesięcy zmieniasz program kursu, ale ani razu nie wróciłaś do pytania, czy nadal chcesz go sprzedawać.

Albo planujesz codzienne publikowanie, choć głównym źródłem dobrych klientów są u Ciebie rekomendacje i spotkania branżowe. Każdy nowy harmonogram social mediów rozpada się po dwóch tygodniach, ale nie sprawdzasz już, czy ten kanał jest rzeczywiście konieczny do osiągnięcia Twojego celu.

W takim przypadku większa dyscyplina może jedynie pomóc Ci bardziej konsekwentnie realizować działanie, którego sensu sama nie jesteś pewna.

Masz ważny cel i wiesz, po co chcesz go zrealizować, ale planujesz jego wykonanie w tygodniu, w którym nie ma już na nie miejsca.

Chcesz rozpocząć regularną sprzedaż. Zakładasz, że w tym tygodniu przygotujesz listę potencjalnych klientek, napiszesz wiadomości, wykonasz follow-up i poprawisz ofertę.

Tyle że jednocześnie kończysz dwa projekty, prowadzisz spotkania, odpowiadasz obecnym klientom, zatwierdzasz faktury i rozwiązujesz problem, którego w poniedziałek jeszcze nie było w planie.

W piątek patrzysz na zadania sprzedażowe i znów widzisz, że zostały przesunięte.

Być może od początku zaplanowałaś sześć godzin pracy w tygodniu, w którym miałaś wolne dwie.

Tu potrzebne jest bardzo konkretne pytanie:

Gdzie dokładnie w moim tygodniu ma się wydarzyć to działanie i czego w tym czasie nie będę robić?

Jeżeli odpowiedź brzmi „wieczorem, jak skończę wszystko dla klientów” albo „nadrobię w weekend”, plan nadal opiera się na czasie, którego faktycznie nie masz.

Priorytet nie polega na tym, że zapisujesz SPRZEDAŻ pogrubioną czcionką na początku listy. Jeżeli chcesz przeznaczyć na nią trzy godziny, musisz wiedzieć, skąd te trzy godziny się u Ciebie biorą.

Być może trzeba przesunąć mniej ważny projekt. Zrezygnować z części publikacji. Oddać komuś zadanie administracyjne. Zmniejszyć zakres tego, co chcesz osiągnąć w danym tygodniu.

Jeśli w kalendarzu nie masz trzech godzin na sprzedaż, przypomnienie w telefonie tych trzech godzin nie stworzy.

Trzecia sytuacja wygląda inaczej.

Masz ofertę już gotową. Wiesz, komu ją wysłać. Masz czas.

• Mimo to przed wysłaniem poprawiasz jeszcze prezentację.
• Post masz napisany od trzech dni, ale nadal znajduje się w wersjach roboczych.
• Cenę ustaliłaś, ale podczas rozmowy z klientką zaczynasz ją tłumaczyć albo obniżać, zanim klientka w ogóle powie, że jest za wysoka.
• Twoja strona internetowa mogłaby działać od miesiąca, ale przed publikacją znajdujesz kolejny element wymagający poprawy.

Sprawdź, czy praca staje przy przygotowaniu, czy dopiero przy przycisku „opublikuj”, wiadomości do klientki albo podaniu ceny.

Jeżeli przygotowania wykonujesz bez większych problemów, a trudność powtarza się dokładnie wtedy, kiedy ktoś może zobaczyć efekt, odpowiedzieć, odmówić albo nie zareagować, właśnie ten moment warto obserwować.

Nie oznacza to automatycznie, że boisz się oceny. Samo zachowanie nadal nie daje takiej pewności.

Ale jeżeli masz jedenaście rozpoczętych postów i żadnego opublikowanego, kolejny temat do publikacji prawdopodobnie nie odpowiada na najważniejszy problem.

Jeżeli oferta od tygodni leży gotowa w folderze, dalsze poprawianie jej nie odpowie na pytanie, jak zareagują właściwe klientki.

Dopóki oferta leży w folderze, nie wiesz, czy klientki nie rozumieją usługi, nie akceptują ceny czy po prostu jeszcze jej nie widziały.

Czasem problemem nie jest brak konsekwencji, tylko pytanie, które sobie zadajesz

Co zrobić, kiedy widzisz już, gdzie zadanie się zatrzymuje?

Sposób działania powinien wynikać z tego, co faktycznie wydarzyło się podczas próby wykonania.

Weź jedno odkładane działanie i odpowiedz na cztery pytania:

1. Jaki konkretny rezultat biznesowy miało mi dać to działanie?
2. Czy nadal chcę tego rezultatu?
3. Czy nadal uważam, że właśnie to działanie jest dobrą drogą do niego?
4. Gdybym podejmowała tę decyzję dzisiaj, bez oglądania się na już wydane pieniądze i poświęcony czas, co wybrałabym teraz?

Po takim sprawdzeniu możesz zdecydować: robię to dalej, zmieniam sposób albo rezygnuję z tego działania, zachowując cel.

Jeżeli trzeci rok poprawiasz ten sam projekt, przed kolejnym harmonogramem warto ponownie sprawdzić, czy nadal chcesz go realizować.

Otwórz kalendarz i policz rzeczywisty czas, jaki możesz przeznaczyć na cel.

Jeżeli zostały dwie godziny, nie planuj sześciu. Jeżeli zadanie wymaga sześciu, trzeba zdecydować, które cztery godziny odzyskasz z innych zadań.

To może oznaczać wolniejsze tempo. Może oznaczać rezygnację z jednego kanału komunikacji albo przełożenie projektu, który nie jest dziś priorytetem. Czasami rozwiązaniem będzie również decyzja, że ten cel nie mieści się w obecnym miesiącu i trzeba świadomie zmienić termin, zamiast co tydzień wpisywać go na nową listę.

• Nie planuj od razu całej kampanii sprzedażowej. Wyślij ofertę do trzech właściwych osób.
• Nie układaj miesiąca publikacji. Opublikuj jeden przygotowany materiał.
• Nie wracaj kolejny raz do całego cennika. Podaj obecną cenę kilku potencjalnym klientkom i zapisz, co się wydarzyło: czy zaakceptowały ją, zapytały o zakres, odmówiły, czy w ogóle nie odpowiedziały.

Wysłanie trzech ofert ma odpowiedzieć na pytanie, którego nie rozstrzygniesz przy biurku: jak reagują na nią właściwe klientki?

Dopóki nikt nie zobaczy oferty, poprawiasz ją na podstawie własnych założeń, nie reakcji klientów.

Review: nie oceniaj tygodnia, tylko zdecyduj, co zmieniasz

Podczas Review zapisz trzy rzeczy: co miało być zrobione, co zrobiłaś zamiast i gdzie dokładnie zadanie się zatrzymało.

Potem podejmij decyzję.

• Jeżeli widzę, żezadanie nie zostało wykonane, ponieważ zabrakło na nie czasu,
  tozmieniam zakres planu albo robię mu miejsce kosztem innego zadania.
• Jeżeliprzygotowanie zostało wykonane, a praca stanęła dopiero przy wysłaniu,
  tonie poprawiam całego planu tygodnia. Zmniejszam próbę i doprowadzam ją do momentu, w którym druga osoba może odpowiedzieć.
• Jeżeliregularnie wraca pytanie, czy działanie w ogóle ma sens,
  towracam do celu i sprawdzam sposób jego realizacji.

Jeżeli przez cztery kolejne tygodnie plan wykonujesz aż do momentu wysłania oferty, problemu nie szukałabym już w planowaniu całego tygodnia.

To właśnie po to potrzebne są dane z kolejnych prób. Nie po to, żeby wystawić sobie ocenę za konsekwencję, tylko żeby wiedzieć, co konkretnie zmienić przed następnym działaniem.

Odkładanie jest informacją dopiero wtedy, kiedy wiesz, gdzie się pojawia

Samo „znowu tego nie zrobiłam” nie daje jeszcze odpowiedzi, co poprawić.

• Jeżeli nie jesteś pewna sensu działania, wróć do celu i sprawdź sposób jego realizacji.
• Jeżeli na cel nie ma miejsca w prawdziwym tygodniu, zmień zakres albo odejmij inne zadania.
• Jeżeli przygotowanie idzie sprawnie, a praca regularnie zatrzymuje się dopiero przy wysłaniu, publikacji czy podaniu ceny, nie dokładaj kolejnej rundy przygotowań. Wykonaj mniejszą próbę i sprawdź, co rzeczywiście zrobi klientka.

Nie każde niewykonane zadanie wymaga większej dyscypliny. Najpierw trzeba wiedzieć, co dokładnie się nie wydarzyło i dlaczego.